O dicionário define estimativa como o "Julgamento de alguma espécie, como custo, dimensão, tempo etc., em relação a algum ponto de referência". Este artigo descreve um processo para fazer uma estimativa das horas de esforço requerido em um projeto.
Determine o nível de precisão que as suas estimativas necessitam - Tipicamente, quanto mais precisa for a estimativa, mais detalhes são necessários, e talvez maior tempo. Se você for solicitado para fazer uma estimativa em um nível elevado (-25% até +75%) (ROM - Rough Order of Magnitude), você poderá completar a estimativa rapidamente e com poucos detalhes. Por outro lado, se você for solicitado para fornecer uma estimativa dentro ±15% de precisão, você poderá requerer mais tempo para fazer esta estimativa e necessitará obter um detalhamento mais profundo sobre o trabalho.
Crie a estimativa inicial das horas de esforço - Para uma estimativa top-down você tentaria estimar o trabalho ao nível do projeto. Por exemplo, se um projeto similar tomou 1000 horas, você poderia começar a estimar seu projeto em 1000 horas. Para uma estimativa bottom-up você estimaria o trabalho para cada atividade, ou para cada um dos elementos mais baixos na estrutura analítica de trabalho (EAT), e então adicionaria todas as estimativas para obter uma estimativa total. Há um número de técnicas para usar, incluindo; Analogia, Parecer Técnico, Estimativa de Três Pontos (ETP), Modelagem Paramétricas, etc.
Calcule as horas de esforço com base nos recursos alocados (opcional) - As suas estimativas provavelmente são baseadas no esforço que um recurso em média necessitará para realizar o trabalho (ou talvez, as estimativas sejam baseadas no seu esforço requerido se você realizasse o trabalho). Às vezes você tem conhecimento do recurso exato, ou do tipo de recurso que será designado. Se você tiver esse conhecimento, então você poderá ajustar a estimativa para refletir estas informações. Por exemplo, você poderá estimar que uma atividade demandará 40 horas de trabalho. Porém, você também sabe que a pessoa que fará o trabalho é um aprendiz, não tem experiência. Neste caso, você poderá dobrar a estimativa para 80 horas. Um outro exemplo é você estimar um grupo de atividades para demandar 200 horas. Porém, você sabe que contratará um recurso com muita experiência para realizar este trabalho, então você poderá sentir-se à vontade para reduzir a estimativa para 150 horas. Obviamente, este passo somente poderá ser executado se você tiver consciência dos recursos atuais a serem aplicados no projeto.
Adicionar horas para recursos especialistas - Certifique-se de incluir horas para os recursos part-time e especialistas. Por exemplo, esses podem ser incluídos como freelancers (especialistas em treinamento, administrativos e outros especialistas). Estas são pessoas e habilidades que podem não ser evidentes de antemão, mas depois você perceberá que necessita delas para executar atividades especiais. Também, estas pessoas podem fazer a função de apoio no projeto e você não sabe que necessita incluí-los em sua EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
Adicionar tempo para o gerenciamento do projeto - Gerenciamento de projetos requer esforço e há um custo associado. Você necessita adicionar horas de esforço para gerencia pro-ativamente e com sucesso o projeto. Você deve, em geral, adicionar 15% da estimativa do esforço requerido no projeto para gerenciá-lo. Por exemplo, se a estimativa de esforço para um projeto for de 12.000 horas (7-8 pessoas) com a duração de 10 meses, então será necessário um Gerente de Projeto em tempo integral (15% de 12.000 horas = 1.800 horas). Se a estimativa do esforço do projeto for de 1.000 horas, o tempo para gerenciar o projeto deverá ser de 150 horas. Este não deverá ser tempo suficiente para um gerente de projeto com tempo integral, mas o projeto necessita ser gerenciado.
Acrescente horas para a contingência - A reserva de contingência é utilizada para refletir a incerteza ou um risco associado à estimativa. Se você for solicitado para avaliar algum trabalho que não está bem definido, você poderá acrescentar 50%, 75% ou mais para refletir a incerteza. Se a estimativa for solicitada para ser entregue em um curto prazo, a reserva de contingência deverá ser maior. Mesmo que você tenha tempo para criar uma estimativa razoavelmente precisa, a reserva de contingência deverá ficar entre 10-25%. Se você não acrescentar uma reserva para contingência em sua estimativa, isto significará que você tem 100% de confiança em sua estimativa. Este poderá ser o caso se tipos semelhantes de projetos já foram executados anteriormente. Quando você acrescentar a reserva de contingência, a melhor abordagem é incluí-la como um item separado em sua estimativa. Entretanto, se a sua organização não permitir que você inclua formalmente uma Reserva de contingência, você poderá não ter opção, e deverá colocar a reserva de contingência dentro de todas as atividades. Esta não é a abordagem preferida, mas é uma reação natural se a sua organização não permitir a inclusão formal de uma Reserva de contingência para refletir as incertezas sobre as estimativas.
Calcule o esforço total - Acrescente todas as horas de esforço do projeto.
Revise e ajuste conforme a necessidade - Algumas vezes quando você soma todas as peças, a estimativa parece obviamente alta ou baixa. Neste caso, retorne e faça os ajustes em suas Premissas sobre as estimativas para refletir melhor a realidade. Também certifique-se de que o seu modelo de estimativa é consistente e razoável. Por exemplo, se uma atividade repetitiva for planejada e você estimar o mesmo esforço para cada uma destas atividades, pode ser o caso do empenho diminuir quando a mesma se tornar rotina. Neste caso, você deverá ajustar as suas estimativas para refletir esta diminuição de esforço. Também certifique-se de que as atividades semelhantes possuem estimativas de trabalho semelhantes, caso contrario, ajuste-as conforme as necessidades.
Documente todas as Premissas - Durante o projeto, você nunca sabe de todos os detalhes do Projeto. Por isso, é importante documentar todas as Premissas que você usar para fazer as estimativas.
Fonte e mais info: http://www.tenstep.com.br
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